BI + CPM: Better Together

Il mercato relativo ai sistemi di Business Intelligence (BI) e Corporate Performance Management (CPM) è cambiato radicalmente negli ultimi anni e oggi è dominato dai principali ERP Vendor (Microsoft, Sap, Oracle), da alcuni BI Vendor (SAS, Qlik, Tableau,…) e da alcuni CPM Vendor (IBM Cognos, Tagetik, Board, Talentia …).

Una recente indagine ha evidenziato che le aziende italiane utilizzano ancora software di produttività individuale per l’analisi e presentazione dei dati aziendali e soprattutto fanno grande uso di Excel, in particolare per l’area finance e commerciale. L’analisi ha anche evidenziato che negli ultimi anni le soluzioni di BI sono state adottate da molte aziende soprattutto al Nord mentre le soluzioni CPM vengono utilizzate soprattutto nell’area finance di aziende/gruppi medio-grandi a supporto di processi di financial planning, reporting e consolidato. Infine viene evidenziata la necessità attuale da parte degli utenti business di adottare nuovi strumenti di self-service BI e di supporto alle previsioni e al budget.

In questo contesto, in continuo cambiamento, noi siamo convinti che senza l’utilizzo di una moderna tecnologia si è poco produttivi per mancanza di validi strumenti a supporto, ma la tecnologia da sola è improduttiva perché spesso volentieri troppo scollegata dai processi aziendali e dagli utenti business in quanto spesso è solo di dominio dell’IT.

Prendiamo, ad esempio, i processi direzionali nell’area finance, dove Excel è lo strumento principalmente usato da CFO, controller, tesorieri e utenti operativi:

Molti ERP e BI Vendor hanno reso disponibile agli utenti l’estrazione dei dati direttamente in Excel, oppure tramite file csv, mentre i CPM Vendor hanno realizzato add-in Excel integrati nelle loro applicazioni come front-end per gli utenti medesimi.

Noi siamo convinti che Excel è adatto per un uso individuale ma diventa inefficace ed inefficiente quando il suo utilizzo diventa articolato, complesso e collaborativo ; occorre quindi mantenere le sue notevoli potenzialità di foglio elettronico integrandolo con le nuove tecnologie offerte da Microsoft ed, in particolare, con Power BI.

eXcelent ha scelto la piattaforma Microsoft come tecnologia BI-CPM

Excel-Power BI è una vera e propria piattaforma BI-CPM che viene arricchita da software house, società di consulenza, e dalla Microsoft stessa che ultimamente ha sviluppato all’interno di Excel la suite Power BI, disponibile sia in Excel, sia in un software on premise e cloud (Power BI desktop).

Infatti, Microsoft ha reso disponibili come add-in di Excel:

– un data base tabellare in memory (Power Pivot for Excel 2010)

– uno strumento di analisi (Power View for Excel 2013)

– uno strumento Etl (Power Query for Excel 2013)

e dal 24 luglio 2015 Power BI 2.0 che comprende anche la self-service BI Power BI Desktop.

Vedremo in questo articolo come Excel+Power BI diventa uno strumento adatto per unire la Business Intelligence con il corporate performance management, approfondendo i suoi principali:

Power Query: tanti dati a portata di mouse

Se un utente vuole analizzare dati, una prima necessità è ottenerli. Oggi le fonti dati sono molteplici, interne ed esterne, strutturate e no; pertanto occorre uno strumento user-friendly per l’utente di estrazione, trasformazione e caricamento dei dati (ETL) che permetta la connessione a diversi database, a fogli Excel, a file csv, ad applicazioni, al web.

Database accessibili da Power Query

Dati Cloud disponibili in Power Query

Ma i dati vanno comunque organizzati per renderli fruibili: è il compito di Power Query che consente di collegarsi a fonti variegate e trasformare i dati grezzi in informazioni utilizzabili: si possono trasformare, filtrare, in vari step registrati automaticamente da Power Query.

Fig Esempio di importazione di dati con Power Query

Power Pivot: Excel diventa un database

Excel è stato a lungo criticato perché era un mero foglio elettronico e non un database. Adesso con Power Pivot, alimentato da Power Query, i dati sono archiviate su vere e proprie tabelle, che possono essere relazionate fra di loro. Oggi, senza essere uno specialista di Data Warehouse, un controller è in grado ad esempio di recuperare da un lato le fatture emesse e da un altro lato l’anagrafica clienti per poter presentare le vendite per regioni di residenza del cliente senza usare la sua amatissima funzione Cerca.vert: adesso usa una relazione!

Esempio modello dati in Power Pivot

Ovviamente si possono fare formule attraverso il linguaggio DAX che ricalca le formule di Excel in un contesto tabellare, quindi sono più potenti delle funzioni classiche di Excel.  C’è poi la Time Intelligence che consente di analizzare i dati secondo la dimensione tempo.

Power View: crea dashboard e report

I dati sono presentati o in Excel in delle tabelle pivot evolute oppure in oggetti grafici più accattivanti con Power View, uno strumento di visualizzazione dei dati che offre una discreta varietà di elementi grafici personalizzabili, e con Power Map per estenderne le funzionalità verso i dati geolocalizzati.

Esempio grafico con Power Map

Power BI Desktop: la self Service BI

E’un altro componente fondamentale della suite Microsoft BI, prodotto stand-alone di self service BI che condivide il modello dati con Excel-Power BI, e combina Power Query, Power Pivot e Power View/Power Map per la creazione di dashboard-report e la loro condivisione nel Cloud e su mobile.

Esempio dashboard con Power BI Desktop

Con Excel-Power BI abbiamo poi sviluppato alcuni modelli BI standard, personalizzabili comunque a fronte di specifiche esigenze del cliente, nelle diverse aree aziendali ed, in particolare, nell’area Finance e commerciale che di seguito illustriamo in dettaglio.

eXcelent propone modelli applicativi BI standard

Il Corporate Performance Management: quando essere meno precisi consente di essere più giusti

Se la BI consente di navigare dati molto dettagliati, andando fino al singolo documento (riga fattura oppure ordine) o singola rilevazione (consumo istantaneo di una nave rilevato ogni minuto), ha comunque dei limiti:

• non crea una coerenza ai vari dati: sono dati che arrivano da sistemi diversi e ognuno ha la propria logica
• sono dati operativi, quindi tendono a modificarsi ogni volta che i dati sono aggiornati: per misura la performance aziendale, bisogna invece fermare i risultati ad una certa data
• sono dati molto dettagliati e quindi non è agevole analizzare questi dati.

Il CPM invece ragiona su dati aggregati per dare un significato ai dati. Il CPM si concentra sull’ interpretazione del dato. Questo mese, l’azienda ha guadagnato o perso? E dove? Chi può dirlo se non si mettono insieme tutte le informazioni, tra vari centri di responsabilità, business unit, legal entity. E si aggiungono delle informazioni importanti che non sono sempre rilevati nei sistemi operativi ma che servono per dare una informazione sulla performance: capitalizzazioni, accantonamenti, ammortamenti, …

Per giudicare la performance il CPM usa indicatori che consentono di rappresentare l’andamento del business, che siano tecnici (quantità, ore), economici (fatturato), finanziari (incassi), patrimoniali (posizione finanziaria). Sono i KPI, Key Performance Indicator.

Rispetto alla BI, il CPM allarga la focale per dare un immagine più completa. Ma al contempo, il CPM deve essere in grado di capire perché il KPI si è evoluto in tale maniera rispetto a l’anno scorso, il mese scorso, la previsione. Allora poter risalire al fatto elementare, alla causa iniziale (fattura, ec…) è una garanzia di accuratezza. Il CPM è quindi molto cliente della BI, per rispondere facilmente e velocemente ai perché provenienti dall’analisi dei dati.

Inoltre il CPM non gestisce solo dati a consuntivo: deve proporre una previsione: sui prossimi mesi (cash flow a breve), sull’anno a finire (forecast, preclosing,…), sul prossimo anno (budget), sui prossimi anni (piano).

Di nuovo, recupera i dati analitici della BI, li aggrega per fare previsioni: L’interfaccia tra i due sistemi è fondamentale perché una previsione attendibile si deve base su un dato a consuntivo sempre il più aggiornato possibile. Al contempo lavorare su dati aggregati è fondamentale perché non è possibile scendere sempre a livello di singolo articolo, singola riga fattura, singolo pezzo per fare previsioni attendibili. La previsione giusta va fatta ad un livello corretto che è né troppo sintetico (l’anno prossimo +1% di fatturato) e né troppo dettagliato (per ogni fattura, mi chiedo se sarà riproposta l’anno prossimo.

Inoltre il CPM consente di gestire facilmente delle situazioni specifiche (nuovi prodotti, nuove business unit che sappiamo arriveranno ma non conosciamo ancora).

Quando sarà il momento, i dati a consuntivo saranno poi confrontati con i dati previsionali, sulla base di indicatori costanti nel tempo, determinati secondo criteri stabili.

Il CPM ragiona volutamente ad un livello più sintetico ma dove il significato da dare al dato è più chiaro. Produce un book periodico (mensile, trimestrale, annuale) da portare al management o al Consiglio di amministrazione per valutare l’andamento dell’azienda e orientare i prossimi passi.

Con Excel-Power BI abbiamo anche sviluppato alcuni modelli CPM standard, personalizzabili comunque a fronte di specifiche esigenze del cliente, a supporto dei processi di Planning & Reporting:

eXcelent propone modelli applicativi CPM standard

In un prossimo articolo descriveremo i modelli applicativi BI-CPM nell’area Finance e commerciale da noi proposti.