In un precedente articolo abbiamo illustrato l’analisi e la redditività delle vendite che rappresentano l’input di partenza per elaborare il budget delle vendite.
Che cosa è il budget?
La sua finalità è quella di definire obiettivi in termini quantitativi ma anche qualitativi.
Budget Vendite
Il budget delle vendite è la componente più importante del processo di budget in generale e quella principale del budget commerciale che comprende anche il budget dei costi commerciali, inclusi quelli di mktg, e degli investimenti commerciali.
Gli obiettivi di vendita sono definiti dalla Direzione, prevedendo normalmente i ricavi a solo valore (approccio Top-Down), lasciando alla struttura commerciale la loro negoziazione ed il loro dettaglio per cliente/prodotto con la forza di vendita.
Nell’approccio Bottom-Up gli obiettivi vengono invece dichiarati, se possibile, a quantità e valore partendo da un’analisi al massimo livello di dettaglio eseguita dai responsabili operativi e funzionali per poi arrivare all’obiettivo aziendale attraverso un processo di aggregazione.
La prassi operativa privilegia l’approccio top down ma spesso, soprattutto nei gruppi, viene adottato un approccio misto.
Vantaggi e svantaggi dei due approcci sono facilmente intuibili ma l’aspetto più importante di un processo di budget è il coinvolgimento delle persone “chiave”.
Dal punto di vista operativo, le modalità di predisposizione del budget delle vendite possono differire in base:
- alla tipologia dei processi da gestire (es. make to stock,’ engineering to order..),
- al settore di appartenenza,
- alla complessità organizzativa,
- ad altri fattori.
Per semplicità, quindi, ci si riferirà alla situazione di un’azienda manifatturiera in cui gli obiettivi di vendita sono individuati attraverso le seguenti misure principali su base anno/mese relative a:
- Ricavi lordi, sconti e ricavi netti a valore
- Volumi, prezzi unitari, cambi
- Resi, provvigioni, royalties, trasporti passivi, etc.
per le seguenti dimensioni a titolo di esempio:
- Cliente
- Prodotto
- Mercato
- Canale
- Agente
- ………………
Inoltre, il budget potrebbe contenere informazioni qualitative che consentano da un lato, di comprendere come si è pervenuti ad un certo risultato numerico, dall’altro di specificare meglio che cosa si deve fare per raggiungere i risultati prefissi. Ad esempio:
- volumi: l’incremento previsto del 10% è legato allo sviluppo del mercato estero e ad una campagna promozionale in Italia con un extra sconto del 10% sul listino prodotti
- prezzi: incremento dei listini vendita del 5% rispetto all’anno precedente a partire da marzo
- costi: assunzione di due nuovi key account per l’estero dal mese di maggio
- DSO: migliorare livello di servizio per ottenere riduzione tempi di consegna di 15-30 gg
- nuovi clienti
- nuovi prodotti
- …………….
Il budget delle vendite, oltre a budget di volumi e del fatturato, dovrebbe comprendere anche il budget del costo del venduto, a valore % o a valore unitario per prodotti commercializzati e per prodotti di produzione interna, al fine di determinare un primo margine lordo commerciale o industriale, al fine poi di farli confluire nel budget economico attraverso il collegamento tra fatturato e conto di ricavo attraverso la dimensione conto coge o conto budget.
A tale proposito disporre di una valida analisi della redditività delle vendite a consuntivo agevola l’elaborazione del budget del costo del venduto.
Forecast Vendite
Nel corso dell’anno, attraverso l’analisi mensile del fatturato, si rende necessario verificare che gli obiettivi fissati nel budget siano ancora realistici, in caso contrario occorre avviare il processo di forecast delle vendite partendo dall’ultimo mese di consuntivo disponibile e dal portafoglio ordini clienti in essere.
Ma è sufficiente rivedere il budget una o due volte l’anno?
Alcune aziende elaborano previsioni di vendita continue (rolling forecast) per poter porre in essere azioni commerciali immediate per assicurare il raggiungimento degli obiettivi prefissati.
I rolling forecast sono allineati ai cicli del business, piuttosto che all’anno fiscale e per elaborarli richiedono strumenti avanzati, con algoritmi anche di intelligenza artificiale, e non certamente con l’utilizzo del foglio elettronico. Questo perché le varie versioni delle previsioni, necessarie per generare diversi scenari, sono estremamente difficili da aggiornare e gestire con i fogli di calcolo con i quali è facilissimo commettere errori.
Per elaborare i rolling forecast e valutare le performance dell’algoritmo di previsione occorre avere a disposizione una base dati storica analitica che garantisca la qualità del dato.
Quali strumenti utilizzare
La tecnologia di supporto dei processi di planning-budget-forecast deve offrire la possibilità di:
- sviluppare un processo iterativo e collaborativo, all’interno del quale sia possibile rivedere gli obiettivi di partenza nel caso in cui il management dovesse evidenziare l’impossibilità concreta di raggiungerli;
- controllare il processo mediante uno strumento di workflow sia per individuare le persone coinvolte sia per garantire la responsabilità nelle diverse fasi del processo e l’origine dei valori immessi;
- il data entry dei dati a livello aggregato, con possibilità di spalmarli a livello di dettaglio con regole predefinite, oppure a livello di dettaglio con possibilità di inserire note/commenti
- gestire nuovi clienti, mercati, prodotti
- la mensilizzazione dei dati tenendo conto dei trend storici e dando la disponibilità di definire algoritmi di stagionalità delle vendite;
- gestire diverse versioni del budget ed elaborare previsioni e simulazioni
- gestire la riservatezza e le autorizzazione
- multilingua e multidivisa
- l’integrazione con strumenti di Business Intelligence.
Negli ultimi anni tale tecnologia ha assunto la denominazione xP&A (Extended Planning & Analysys) a supporto del processo di una pianificazione multidimensionale, collaborativa ed estesa a tutte le funzioni aziendali, in particolare , comprende le applicazioni di:
- Financial Planning & Reporting
- Sales Planning & Reporting
- HR Planning & Reporting
- ESG Planning & Reporting
- Altri piani/budget operativi
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