Nei precedenti articoli abbiamo parlato dei limiti di excel, ma è importante sapere che ad excel possono essere aggiunti dei comandi opzionali. Inoltre lo si può “sfruttare” come front-end di altre applicazioni/software, sia prodotte da Microsoft stessa che da terzi parti, in particolare nell’ambito FP&A e CPM.

L’aggiunta di funzionalità, così come l’integrazione con altre applicazioni avviene attraverso delle componenti aggiuntive o “Add-in” che è necessario installare e, in alcuni casi, attivare, affinché siano disponibili.

Add-in e database

Tra le varie componenti aggiuntive, quelle su cui ci focalizziamo in questo post sono quelle legate alle integrazioni con database.

Per un software, avere l’add-in che permette di sfruttare la potenza di excel nella creazione, manutenzione e gestione di tabelle è senza ombra di dubbio un plus.

Ciò  permette di creare dei template trasversali a tutte le dimensioni di analisi, quindi avere un unico ambiente valido per qualunque :

• legal entity,
• centro di costo
• esercizio o periodo
• scenario
• …

Grazie ai template, l’eventuale variazione di una tabella viene effettuata una sola volta, mentre con un normale utilizzo di excel occorrerebbe modificarla in tutti i fogli o file in cui tale tabella è stata replicata.

Accesso in sola lettura

Come primo esempio portiamo il fatto che Microsoft incorpora in excel l’add-in Power pivot, attivabile dal menù “Sviluppo” alla voce “Componenti aggiuntivi COM”

che consente di creare modelli di dati in memoria utilizzando un motore di analisi noto come Vertipack/xVelocity engine. Questa componente aggiunge, nella barra degli strumenti, il menù Power Pivot

che contiene i comandi utilizzabili con questo componente.

Collegandoci al database tabular in-memory di Power pivot possiamo, in sola lettura, fruire dei dati in esso contenuto con due diverse modalità:

• una modalità statica, attraverso le funzioni CUBO (VALORE.CUBO, MEMBRO.CUBO); in particolare VALORE.CUBO è la funzione che permette la connessione al database e, tramite l’incrocio delle dimensioni presenti, di ottenere in restituzione il valore aggregato dal cubo
• una modalità dinamica, con la creazione di pivot, che a differenza della classica pivot di excel, è costruibile attingendo dati non da una sola tabella, ma da molteplici tabelle relazionate tra loro nel modello creato. Nel caso delle tabelle dinamiche, il valore presentato è all’incrocio di tutte le dimensioni del modello (nozione di cubo)

Il fatto di essere in sola lettura è un limite dovuto al fatto che il database sia “in memory”. che diversi add-in excel consente di superare. In questo caso, ci vuole comunque un database verso e proprio dove archivare i dati inseriti (Back-end)

Accesso in lettura e in scrittura (write-back)

La quasi totalità dei software nell’ambito FP&A e CPM, indipendentemente dal database su cui sono costruiti, che sia Miscrosoft SQL Server o altro, hanno l’integrazione con excel. Tramite l’installazione di un add-in, rendono excel uno strumento in grado di visualizzare e, nella maggior parte dei casi, di scrivere dati nel database sottostante (write-back).

Riportiamo qui di seguito la barra degli strumenti del componente aggiuntivo che viene installato per l’utilizzo di Talentia CPM, dove tra i vari comandi c’è quello di salvataggio dei dati nel database.

Per ogni dato presente nel database, l’add-in presenta l’incrocio di dimensioni; dà anche delle informazioni aggiuntive : data/ora di inserimento, fonte…

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